דו"ח של מבקר משרד הפנים חושף ליקויים בהתנהלות העירייה

דו"ח מבקר משרד הפנים לשנת 2015 מעיד על התנהלות חובבנית וחוסר במנהל תקין.
מצ"ב המלצות וועדת הביקורת שאני עומד ברשותה, כפי שהוגשו למועצת העיר.

11/9/2016

לכבוד

ראש העיר מר סימון אלפסי ומועצת העיר יקנעם

הנדון: המלצות ועדת הביקורת לדוח מבקר משרד הפנים לשנת 2015

על פי פקודת העיריות והנוהל בנושא ביקורת, ערך משרד הפנים ביקורת שגרתית שנתית בעיריית יקנעם לשנת 2015 על פי פורמט והנחיות מקצועיות שקבע המשרד.

הדו"ח הוגש לעיריית יקנעם ב21/7/2016 והועבר ליו"ר ועדת הביקורת ב2016/16/8.

לצורך עבודת הוועדה נשאל מזכיר העיר שאלות להבהרת סוגיות שונות שהועלו בדו"ח, ותשובות מזכיר העיר הועברו לחברי הוועדה.

הוועדה קיימה ישיבה ביום ה-4/9/2016. מסמך זה מבוסס על פרוטוקול הישיבה.

על פי פקודת העיריות נוהל טיפול בדו"ח משרד הפנים, על המועצה לדון בדוח ובהמלצות הועדה, ולפיכך מצ"ב המלצות הועדה לאישור מועצת העיר.

בברכה

רונן שפירא

חבר מועצת העיר יקנעם

יו"ר ועדת הביקורת

1.      וועדות העירייה

שנה אחר שנה, מוצא המבקר ליקוי בהתנהלות של כינוס ועדות כנדרש בחוק, בעיריית יקנעם. גם הפעם על פי הדוח, בשנת 2015 יש ועדות חובה שלא התכנסו כלל:

·        ביטחון

·        הנחות

·        קליטה

·        ועדת מל"ח

·        בטיחות בדרכים

·        הנצחת זכרם של נרצחי הטרור

·        שימור אתרים

·        ועדה לתכנון ובנייה

·        ועדת ערער על קביעת ארנונה

·        ועדת השקעות

בנוסף יש ועדות חובה שלא התכנסו 4 פעמים בשנה על פי הנדרש בפקודה:

·        חינוך- 2 פעמים במקום 4

·        איכות הסביבה -2 פעמים במקום 4

·        קידום הילד- 2 פעמים במקום 4

·        ביקורת- 2 פעמים במקום 4 (אך בתחילת יולי יו"ר הועדה הקודם, צחי דקל, התפטר       מתפקידו ורק בתחילת נובמבר 2015 מינה ראש העיר יו"ר חדש וועדה, לאחר כ-4 חודשים ללא יו"ר).

כמו-כן, מספר ועדות רשות לא התכנסו כלל:

·        ספורט

·        מורשת ישראל

כאמור, ליקוי זה חוזר על עצמו בדוחות הביקורת מספר שנים. תגובת ראש העיר בשנים עברו היתה: "כינוס הוועדות מתבצע באחריות יו"ר הוועדה. ראש העיר פנה במכתב ודרש לכנס את הישיבות כמתחייב והוא שב ודרש זאת וקורא ליו"ר הוועדות להתכנס בהתאם".

זה לא נכון שלראש העיר אין מה לעשות בנושא זימון וועדות, מאחר ועל פי הפקודה: "לא כונסה הוועדה כנדרש- יורה ראש הרשות לכנסה ויקבע את סדר היום. לא נכח יושב הראש, ינהלה זקן חברי הוועדה"

לצורך הבהרה, הוועדה אף מבקשת להפריד בין ועדות שראש העיר הוא היו"ר לבין ועדות שהיו"ר הוא חבר מועצה.

ועדות באחריות ראש העיר:

וועדת הנחות - לא התכנסה כלל בשנת 2015

ועדת מלח - לא התכנסה בשנת 2015, מטה מל"ח התכנס 6 פעמים (על פי מזכיר העיר) אבל הוועדה לא התכנסה.

ועדת חינוך – התכנסה פעמיים בשנת 2015 ולא 4 כנדרש בחוק.

ועדת שימור אתרים – לא התכנסה בשנת 2015.

המלצות הוועדה:

·        לקרא לראש העיר לשמש דוגמה אישית. נאה דורש נאה מקיים. חשוב שהוא יקפיד לכנס  את הוועדות שהוא עומד בראשן, כנדרש בחוק.

·        לקיים את רוח הפקודה בגין ועדות שלא מתכנסות כחוק, "לא כונסה הוועדה כנדרש- יורה ראש הרשות לכנסה ויקבע את סדר היום. לא נכח יושב הראש, ינהלה זקן חברי הוועדה"

·        להמליץ למועצת העיר  לקיים דיון במועצה בדבר נחיצות וועדת ספורט וועדת מורשת ישראל. ועדות שלא התכנסו בכל שנת 2015 וייתכן ואין בהם צורך.

2.      חובות מסופקים וחובות למחיקה.

על פי דוח משרד הפנים, יש לעירייה חובות מסופקים המגיעים ל 16,015,000 ₪ המהווים 69% מסה"כ של החייבים. 2,821,000 ₪ חובות חדשים התווספו בשנת 2015. (וזוהי סיבה נוספת לצורך בכינוסה של וועדת הנחות).

העירייה מבקשת למחוק קרוב ל9.5 מיליון ש"ח, ובנוסף המבקר טוען שהעירייה לא רושמת הערות אזהרה בטאבו.

יו"ר ועדת הביקורת ביקש לקבל מהמזכיר העיר, רשימת החייבים ופירוט.

מזכיר העיר, מר יוסי מזרחי, טען שאין באפשרותו  להעביר לחברי הוועדה את הנתונים בשל  צנעת הפרט. ללא קבלת הנתונים, קשה לוועדה לרדת לפרטי המקרה ולבדוק את התנהלות העירייה בנושא, אך יחד עם זאת,  נשאלות מספר שאלות:

·        איך קורה שעיריית יקנעם מגיעה למצב שחייבים לה  16 מיליון שקלים שבספק (שמתוכם העירייה מבקשת למחוק כ9.5 מיליון ₪ סכום שלא הצליחה העירייה לגבות במשך 7 שנים)?

·        האם מישהו בדק ותיעד את פעולות הגבייה שנעשו ?

·        מדוע לא נרשמות הערת אזהרה בטאבו?

·        מה העירייה מתכננת לעשות כדי לא לחזור על הטעויות ולשפר את הגביה?

אם העירייה תמשיך בהתנהלות דומה לעבר גם התופעות הנ"ל ימשיכו.

המלצת הוועדה:

הוועדה ממליצה  למועצת העיר להעביר את הנושא לדיון בוועדת הנחות או  להקים וועדה מקצועית לניתוח המצב, ולהביא את ההמלצות והמסקנות למועצת העיר כדי לשפר את המצב ולא לחזור על אותם טעויות בהמשך.

3.      דוח לתושב.

מזה מספר שנים, קובע המבקר שהעירייה עוברת על פקודת העיריות ולא מפרסמת את הדו"ח לתושב בחודש יולי כנדרש בחוק. בשנת 2015 העירייה פרסמה  את הדוח של 2014 רק באמצע נובמבר.
על פי מזכיר העיר הדוח הגיע רק ב-1/9 לעירייה ולכן הוא לא יכול היה לפרסם אותו ביולי.

אמנם יש אמת בטענתו של המזכיר, אולם ניתן היה לפרסם אות הדוח בספטמבר ולא לחכות עד אמצע נובמבר.

המלצת הוועדה

הוועדה מציעה למועצת העיר  לקבוע נוהל  לפרסם את הדו"ח בסמוך להגעתו ללא דחייה נוספת.

לדוגמה: דו"ח 2015 הגיע לעירייה ב21/7, ומומלץ לפרסמו בהקדם.

4.      תקציבי פיתוח

מבקר משרד הפנים מצא בשנת 2015 את הממצאים הבאים:

·        47 תב"רים ללא תנועה מעל שנה שלא נסגרו

·        העירייה חרגה בתב"רים בסה"כ 4 מיליון לעומת התקציב המאושר

·        נמצאו 5 תב"רים חדשים אשר הופעלו בניגוד לחוק לפני אישור הממונה במשרד הפנים

·        הערה חוזרת שהעירייה לא מפרידה בין חשבונות הפיתוח לחשבון הרגיל כנדרש בחוק.

מזכיר/גזבר העיר התייחס לשאלת הוועדה בנושא אי הפרדת החשבונות וטען שהחל משנת 2016 העירייה מפרידה בין החשבונות.

המלצת הוועדה.

להקפיד על קיום  הוראות החוק בניהול תב"רים, ולהקפיד על החוק בנושא הפרדת חשבונות.

5.      פחים כתומים.

בתקציב העירייה המאושר לשנת 2015 יש הכנסה על סה"כ 608 אלף ₪ בגין שימוש בפחים כתומים. בפועל, העירייה לא הכניסה את הפחים הכתומים בשנה זו ולכן הפסידה את הסכום הנ"ל.

לשאלת יו"ר הוועדה את מזכיר העיר, מר יוסי מזרחי, מי אישר את ההחלטה הנ"ל ענה המזכיר: "מנהלי מחלקות החליטו על כך".

נשאלת השאלה: למה סכומים משמעותיים כאלה לא מוצפים בישיבות המועצה כחלק מהודעות ראש העיר וצריך לקרוא וללמוד עליהם רק מתוך ממצאי מבקר משרד הפנים?

מכיוון שלא ניתן להחזיר את הגלגל לאחור ומכיוון שכבר הוחלט על הכנסת הפחים הכתומים בקרוב. המלצת הוועדה  כדלקמן:

המלצת הוועדה

בנושאים מהותיים החורגים מאישור התקציב, יש להביא את הנושא לאישור מועצת העיר או לפחות לעדכן על שינוי החלטה במועצה מבעוד מועד.

6.      זכאים

מבקר  המשרד כותב בעמוד 22 לדו"ח, שסה"כ יתרת הזכאים מגיע ל600,000 ₪.  לדעתו יש לשקול מדיניות בדבר הטיפול ביתרות ישנות שחלה עליהן התיישנות.

לטענת מזכיר העיר, מר יוסי מזרחי, בתשובתו לחברי הוועדה, לא מדובר ביתרות ישנות שחל עליהן התיישנות, אלא על תושבים ששילמו את הארנונה של 2016 בשנת 2015.

בהתייחס לדברי המזכיר וקבלתם כנכונים, אין לוועדה המלצה ספציפית בנושא.

7.שומת ניכויים

העירייה שילמה למס הכנסה שומת ניכויים על סה"כ 807,000 ₪. זהו סכום משמעותי.

לדברי מזכיר העיר מדובר על שומת ניכויים בגין שנת 1010-2014 בגין רכבים, אירועים לעובדים, כיבודים וכלכלה והם ההוצאה העודפת בשיעור 90%.

יו"ר הוועדה הגיש שתי בקשות למזכיר/גזבר העיר  לקבל פירוט של השומה כדי שהוועדה תוכל ללמוד על ההתנהלות ולבדוק האם היא תקינה. מזכיר העיר לא העביר את הפירוט לוועדה למרות שכאמור הוא נדרש לכך פעמיים.

בבחינת ניכויים נוהגים להפריד בין הטבות שניתן לייחס לעובד לבין הטבות שלא ניתן לייחס לעובד.  הוצאות בגין רכבים הם הוצאות שניתן לייחס לעובד, והיה צורך לחייב את העובד במס ולא לגלמו באופן בו העירייה נושאת בנטל, אלא אם מדובר בעובד שמוסכם בחוזה שלו שהוצאות הרכב הם נטו כלומר העירייה נושאת בנטל המס. ייתכן וניתן לקצץ בתקציב הכיבוד והמתנות כדי להקטין את התשלום בשנים הבאות.

המלצת הוועדה:

להביא את הנושא לדיון בוועדת הכספים לבדיקה האם וכיצד ניתן להוריד את סכומי השומה בשנים הבאות.

8.      חריגה מהותית מהתקציב.

מבקר משרד הפנים בדק ומצא שיש מספר סעיפים עם חריגה משמעותית בביצוע לעומת תקציב מאושר. כדוגמה: סעיף שכר שמירה וביטחון חרג ב302 אלף ₪ לעומת התקציב המאושר, כוח אדם בהג"א חרג ב400 אלף ₪ מעל התקציב המאושר.

לטענת מזכיר העיר הדבר נובע מהכנסת עובד נוסף שיהיה אחראי על המקלטים ותוספת תפקידים לשיטור העירוני.

יו"ר הוועדה ביקש לקבל פירוט על ביצוע משימות שיטור קהילתי מעבר לתכנון, אך גם כאן הוא לא נענה בחיוב. לטענת המזכיר 'לא ניתן לפרט'.

יש כאן חריגה משמעותית בתקציב שלא  הגיעה למועצת העיר כנדרש, וגם גם כאן נשאלת השאלה מדוע סכומים משמעותיים כאלה אינם מוצפים בישיבות המועצה כחלק מהודעות ראש העיר וצריך לקרוא וללמוד עליהם רק מתוך ממצאי מבקר משרד הפנים?

המלצת הוועדה

לקבוע נוהל כנדרש במנהל תקין-להביא דרישות לחריגות מהותיות לדיון במועצת העיר.

9.      חובות החברה הכלכלית

החברה הכלכלית חייבת לעירייה בסוף שנת 2015, 9,476,000 ₪ . לפי הסברי מזכיר העירייה, מר יוסי מזרחי, מדובר בתשלום בגין חשבון הוצאות פיתוח שתגבה החכ"ל משיווק יתרת הקרקעות באזור התעשייה.

היתרה של החברה הכלכלית לעירייה נכון ליוני 2016 עומדת על גרעון של 7.6 מיליון ₪.

אין לוועדה  המלצה בנושא מעבר הצגת הנושא לתשומת לב מועצת העיר ואנשי המקצוע.

10.  התחיבויות בגין ימי חופשה לעובדים.

העירייה חייבת לעובדים 2,278,000 ₪. בגין ימי חופשה.
בבדיקה שנערכה  עם מזכיר העיר נאמר שאין עובדים שצברו מעל 55 ימי חופש (המקסימום האפשרי בחוק). בהינתן שדברי מזכיר העיר נכונים - המכסה הצבורה עומדת במבחן החוק.

ייתכן וניתן לצמצום את סכום החוב על ידי צמצום מספר ימי החופש הצבורים שיש לכל עובד, אם תיבנה תכנית מוסכמת להוצאת עובדים לימי חופשה ובלי לפגוע בתנאי ההסכמים הקיבוציים.

המלצת הוועדה

להמליץ לבקש מהיועצת המשפטית ומזכיר העיר, לבדוק האם וכיצד ניתן להקטין את החוב לעובדים בגין ימי חופשה ולעמוד בדרישות ההסכמים ולהביא למועצת העיר מסמך מגובש.

11.       דוח מבקר הפנים לשנת 2014

מבקר משרד הפנים מעיר שמועצת העיר לא דנה בדוח מבקר הפנים במועד הנדרש בחוק.

 דוח מבקר הפנים 2014, שאמור להיות מוגש לראש העיר ולוועדת הביקורת ב1/4/15 הוגש רק בסוף אוקטובר לאחר 7 חודשי איחור. יש לציין שגם דו"ח 2015 עדיין לא הוגש לוועדה. זהו ליקוי חמור ואי עמידה בפקודת העירייה.

המלצת הוועדה:

להמליץ שראש העיר יוציא מכתב אל מבקר הפנים בעירייה, המציין שהמבקר שאמור להיות שומר סף בעירייה, לא הגיש את הדוח בזמן ומועצת העיר מבקשת ממנו להקפיד על התאריכים הרשומים בחוק.

 

________________________

רונן שפירא

חבר מועצת העיר

יו"ר וועדת ביקורת